Er det kanskje på tide å gjøre noe med alt dobbeltarbeidet?
Jo da: Produktinformasjonen ligger allerede i ERP-systemet ditt, men det tar bare to minutter å legge den inn i nettbutikken også. To minutter kan du alltids avse.
Hadde det bare vært snakk om ett produkt.
Men en typisk varehandelsbedrift har ikke bare ett produkt. Heller ikke bare ett system. Det som tar to minutter hver gang, blir fort til timer, dager og uker når du legger dem sammen.
Når vi snakker om dobbeltarbeid, handler det først og fremst om det som skjer når systemene dine ikke snakker sammen. Du må gjøre samme jobb igjen og igjen, minst én gang for hvert system.
Og det er ikke alltid få systemer det er snakk om: ERP. CRM. Nettbutikk. Transportsystem.
Hver og én av dem skal berikes med informasjon om varer og kundene som kjøper dem. Skal du gjøre en endring på et produkt? Da må du vær så god logge deg inn og fikse det manuelt hvert sted. Mange ser det ikke som et problem, fordi de tenker at dette er selve «jobben» når du driver nettbutikk. Men tenk hvis ikke det måtte være sånn?
Den største konsekvensen av dobbeltarbeid er naturligvis all tiden det tar. Selv om du har gode rutiner, er det rutiner du ikke hadde trengt med et bedre system. Tre systemer som skal ha samme info, betyr tre ganger så lang tid.
Men tid er ikke den eneste konsekvensen. Når hvert system oppdateres for seg, øker risikoen for feil. Vi ser ofte for eksempel at transportetiketter må fylles inn manuelt for hver levering. Hvor sannsynlig er det at ingen noen gang skriver inn gal adresse.
En annen utfordring er når ett system skal ha mer info enn i et annet. Mange bruker ERP som viktigste interne system. Det har sjelden like mye produktdata som nettbutikken krever, siden det er bygget for regnskap.
Resultatet er en mismatch, der kundene ofte ender opp med å vite mer enn selgerne om deres egne produkter. Det kan fort bli pinlig.
Med ett sentralt kjernesystem som automatisk speiles ut i de andre systemene du bruker, trenger du kun å legge inn data ett sted. Det sikrer konsekvent kommunikasjon utad, minimerer feil, og frigjør tid til viktigere oppgaver.
Tenk for eksempel hvor mye mer du kunne ha fokusert på salg, hvis nettbutikken nærmest tok hånd om seg selv. Eller hvor mye du kan vokse, når arbeidsstyrken du allerede har får mer kapasitet.
Hva er det du for øyeblikket nedprioriterer til fordel for unødvendig tungvinte rutiner? Det er oppgavene du får mer tid til når dobbeltarbeidet endelig blir til enkeltarbeid.