7 tegn på at handelsbedrifter bør bytte ERP-løsning

De aller fleste virksomheter starter i det små. Innledningsvis er ressursene ofte begrenset og man velger enkle og billige ERP-løsninger. Disse fungerer utmerket så lenge omsetningen, produktspekteret og ordremassen ikke er for stor. 

Utfordringene begynner derimot for alvor å melde sin ankomst når omsetningen skyter i været. Overraskende mange fortsetter likevel akkurat som før, til tross det økte trykket. Resultatet er gjerne at man øker bemanningen for å ivareta god kundeservice og leveringsdyktighet.

Det er enkelt å gå seg fast i etablerte rutiner, samtidig som man frykter prosessen og investeringene knyttet til et systembytte. Likevel er det vår påstand at for virksomheter som har ambisjoner om vekst, så vil lønne seg å bytte ERP-løsning.
 

Her er 7 tegn på at din bedrift bør vurdere å bytte ERP-løsning:

Driver man varehandel i en eller annen form, enten det er direkte til sluttbruker, forhandler eller kombinasjoner av dette, så har de aller fleste som et minimum et regnskap/økonomisystem og systemer for produktregistrering, ordre og innkjøp. Veldig ofte ser vi at disse systemene ikke snakker sammen, og som et resultat driver mange å puncher samme informasjon i flere systemer. Dette er kanskje den mest utbredte tidstyven av dem alle.

En annen utbredt tidstyv er opprettelse av tilbud, ordrebekreftelser, endringsmeldinger og fakturaer. Tenk over hvordan denne jobben gjøres i din bedrift i dag. Hvor mange ledd har prosessene og hvem gjør jobben?  Hvordan sendes det ut til kunde? Hva skjer dersom en ordre er forsinket? Hvordan opprettes fakturaen?

Dette er oppgaver som en god ERP-løsning skal gjøre automatisk, uten innblanding av personer og manuelle inngrep. Likevel vet vi at overraskende mange bedrifter gjør dette manuelt. Det er ofte årsverk å spare ved å bytte til en ERP-løsning med full automatikk rundt disse prosessene.
 

Veldig ofte møter vi bedrifter som er svært personavhengige hvor viktig informasjon i stor grad sitter i hodet på en eller flere sentrale medarbeidere. Hva skjer da om vedkommende blir syk, slutter eller faller fra?

Vi mener at ERP-løsningen skal være kilden til informasjonen, ikke menneskene. På den måten kan dette enkelt deles og hentes ut av andre ved behov.

Vi har allerede nevnt dobbeltregistrering som et eksempel på at systemene man bruker ikke er gode nok. Noen ganger er det mulig å utvikle integrasjoner som kobler systemene sammen, noe som selvsagt hjelper. Men ofte ser vi at slike integrasjoner ikke er stabile, og oppgraderes det ene systemet, så følger ikke nødvendigvis det andre med.

Har man ambisjoner om vekst, så er system-kompatibilitet et område man ikke bør overse. Det kan være mye å spare på, både av tid, ressurser og frustrasjon på å investere i en ERP-løsning som dekker flest mulig oppgaver og har gode, velfungerende integrasjoner mot anerkjente og solide tredjeparter.

Når omsetningen og ordreinngangen øker, blir virksomhetens kanskje største utfordring å sørge for at rett vare sendes til rett kunde til rett tid. Sitter informasjonen om dette i hodet, på post-it lapper, eller i et excel-skjema, er sjansen for at ting ikke alltid går etter planen, ganske stor.

I tillegg fordrer det mye tid og ressurser. Her er det både tid og penger å spare på å bytte til en ERP-løsning med gode allokeringsprinsipper. ERP-løsningen bør også være automatisk og proaktivt – endres en leveringsdato så sørger systemet for at alle involverte blir informert.

Voksesmerter kan vise seg på flere måter. Et tegn på at noe ikke er helt som det burde være er om omsetningen vokser, men bunnlinja ikke gjør det. Ofte ser vi at økte lønnskostnader spiser opp mye av overskuddet. Da kan det være verdt å gjøre en analyse av hvilke oppgaver de enkelte utfører og om disse kan overføres og effektiviseres gjennom en bedre ERP-løsning.