Finn ERP-systemet som passer din bedrifts behov!
Hvorfor er ERP-system viktig for bedriften?
Et godt ERP-system skal kort og godt gjøre hverdagen mer effektiv og enklere for bedriften. Et godt system sikrer automatikk, eliminerer unødig manuell jobb og frigir verdifulle ressurser til mer verdiskapende arbeid.
Det er viktig å ha et system i bunnen som samler all informasjon på ett sted, og dermed gjør virksomheten mindre sårbar og personavhengig. Et godt ERP-system bør også være skalerbart slik at det vokser med virksomheten, og ikke blir en brems for vekst og utvikling.
Når skal man bytte?
Overraskende mange fortsetter å bruke ERP-systemer man strengt tatt har vokst ut av, mye lenger enn man burde. Det er lett å gå seg fast i rutiner og glemme å løfte blikket og analysere egne prosesser.
Her er derfor 7 tegn på at din bedrift bør vurdere nytt ERP-system:
- Den samme informasjonen registreres i flere, ulike systemer.
- Dere har mye manuell håndtering av oppgaver som eksempelvis ordre, tilbud, fakturering e.l.
- Viktig informasjon sitter i hodet på sentrale medarbeidere og ikke i systemet.
- Systemene dere bruker snakker ikke sammen.
- For handelsbedrifter: Problemer med allokering - man mister kontrollen over hvem som skal ha hvilken var til hvilken tid.
- Økt omsetning spises opp av økte lønnskostnader.
- Du har ikke tid til verdiskapende arbeid, videreutvikling eller nye ideer.
Les mer: 7 tegn på at du bør bytte ERP-system
Kjenner du deg igjen i noen av disse punktene? Da er tiden moden for å starte prosessen.
Velg riktig ERP-system for bedriften din
Det finnes mange forretningssystem på markedet, men hvilket passer best for din virksomhet? Første steg i prosessen er å identifisere egne behov, hva som er problematisk i dag, eventuelle flaskehalser og hva man mangler. Mange slurver med denne fasen, men her legges mye av grunnlaget for valget. En slik internanalyse danner en sjekkliste og brief som kan brukes ovenfor potensielle leverandører.
Her er noe spørsmål dere kan stille dere:
• Hva skal systemet gjøre? Hva er kjernen i det dere driver med? Hvilke prosesser er spesielt viktige for dere? Dette danner grunnmuren for hva det nye systemet skal ivareta.
• Hva er deres utfordringer i dag? Hvor bruker dere mye tid. Hva gjøres manuelt? Hva mangler dere? Ta dere gjerne tid til å lage enkle flytdiagrammer over hvordan de sentrale områdene fungerer hos dere i dag. Få med alle fasene, hvordan det løses og hvem som gjør jobben (system, manuell jobb, tredjepart etc.).
• Krav til funksjonalitet. Lag en liste over funksjonalitet dere har i dag og vil videreføre og ting dere mangler og ønsker dere. Kategoriser det gjerne i må ha, vil ha og kjekt å ha.
• Hvordan er fremtiden? Det er viktig at ERP-systemet man investerer i nå også skal fungere i fremtiden. Har dere ambisjoner om vekst? Tanker om å utvide virksomhetsområdet? Hvordan ønsker dere å jobbe? Tenk langsiktig. Velg et system som kan skaleres og tåler vekst.
• Hva er unikt for din bransje? Er det spesielle krav dere må innfri?
Lovverk som må ivaretas eller andre bransjespesifikke hensyn som må tas?
• Integrasjoner – Har dere andre systemer, eksempelvis knyttet til lagerdrift, regnskap e.l. som må videreføres? I så fall er det viktig at dere er bevisst på dette i søken etter leverandør.
Les også: Taper millioner på valg av feil ERP-system
Velg riktig ERP-leverandør
Gjør man en god jobb med å analysere egne prosesser og beskrive ønsker og målsetninger, så vil jobben med å finne riktig ERP-system bli enklere. Dette blir da sjekklisten dere bør bruke for å avstemme at det potensielle ERP-systemet leverer på det dere trenger og ønsker.
Det kan også være lurt å gjøre litt research før man kaster seg over første og beste alternativ. Prøv å finne ut hva konkurrenter eller sammenlignbare selskaper benytter, og ta gjerne en telefon for høre deres erfaringer. Senere i prosessen blir også sjekk av referanser viktig. Leverandøren bør selv oppgi relevante referanser dere kan kontakte.
I møte med potensielle ERP-leverandører så legg spesielt merke til hvor interessert de er i å lære om virksomheten din og hvordan dere jobber. Tar de seg tid til å få innblikk i hverdagen deres, prosesser og behov, eller durer de rett på med PowerPoint og demonstrasjoner? Bruk også magefølelsen. Dere står ovenfor et langvarig forhold, så det er viktig at kjemien stemmer.
Be om tilbud og still gjerne kontrollspørsmål for å forsikre at det ikke er skjulte kostnader som kommer overraskende på i etterkant. Kontroller at tilbudet dere har fått ivaretar alt fra kravspesifikasjonene deres.
Be også om informasjon om prosessen frem til implementering, og hva man kan forvente i etterkant med tanke på supportavtaler, lisenser, konsulenttjenester og opplæring.
Nøkkelferdig standard ERP-system eller skru selv?
På markedet finnes alt fra enkle forretningssystemer til avanserte løsninger som kan tilpasses inn i evigheten. Hva som er riktig for akkurat din virksomhet vil avhenge helt av hva du kom frem til i internanalysen og hvilke målsetninger dere har.
Fordeler med nøkkelferdige ERP-system:
- Raskere å implementere
- Raskere å komme i gang
- Kostnadseffektivt
- Ingen eller få tilpasninger
- Enkelt å oppgradere
En ulempe med nøkkelferdige løsninger kan være følelsen av mindre fleksibilitet og kreativitet. Dette avhenger selvsagt av hvilken type virksomhet man er og hva man forventer og ønsker. Ofte sitter man med en følelse av at det man driver med er helt unikt, men om man skreller ned til prosesser og oppgaver, så er mye ganske likt. Eksempelvis har det ikke nødvendigvis så mye å si om man selger klær eller båter – prosessene rundt innkjøp, ordre, lager, salg og fakturering er de samme. Se derfor gjerne etter ERP-systemer som er spesialisert mot enkeltbransjer- eller områder. Slike leverandører vil da bruke all sin tid på å utvikle løsninger og moduler som med stor sannsynlighet kan komme deg til gode.
Har man spesielle behov, selskapet er stort, komplekst eller det foreligger store vekstambisjoner og gjerne mot ulike bransjer, så kan et spesialtilpasset system være veien å gå. Fordelene er altså mulighet for å tilpasse dine arbeidsprosesser og til å være mer kreativ.
Det er likevel verdt å ta med seg at spesialtilpassede ERP-systemer har sine ulemper, eksempelvis:
- Mer komplekst, tidkrevende og kostbart å implementere
- Mer komplekst, tidkrevende og kostbart å oppgradere
- Kan være mer sårbart ettersom det er unikt, og eventuelle feil og mangler ikke er ut av boksen å rette opp.
- Mer avhengig av konsulenter
De ansatte med på lag
Uansett hvilket ERP-system man lander så, så er det viktig å passe på at de ansatte er godt informert og motivert for prosessen. Implementering av nytt system påtvinger alltid endringer i den daglige driften, og spesielt de som blir direkte berørt må ivaretas på en god måte.
Mangel på informasjon er ofte en kilde til intern motstand og motvilje. Kanskje frykter medarbeidere at arbeidsoppgaver eller stillingen deres kan være i fare. Invester nok tid i opplæring og aksept av nytt system. Involver gjerne leverandøren tidlig gjennom workshops, demonstrasjoner mm.
Sett av tid og ressurser
Et ERP-system vil alltid kreve tid og ressurser, også fra din bedrift. Det anbefales alltid å utpeke nøkkelpersoner som får ansvaret for implementeringen fra virksomhetens side og inngår således i «team» med prosjektleder og øvrige ressurser fra leverandøren.
Hastverk er lastverk er det noe som heter. Ofte er man optimistiske i sine anslag på når det skal være ferdig implementert. Sett heller et litt raust tidsperspektiv og bli positivt overrasket dersom man kommer i mål før.
