Å bytte forretningssystem er ikke farlig når du har med deg riktige folk

Å bytte forretningssystem er ikke farlig når du har med deg riktige folk

De færreste jubler av tanken på å bytte forretningssystem. Det høres krevende ut, det koster tid, og det vekker mange spørsmål. Hvordan blir overgangen? Klarer vi å drifte underveis? Har vi egentlig kapasitet?

For Trond Iversen og teamet hans i Multicase er dette kjent terreng. Deres jobb er å gjøre det mange opplever som skummelt, til en strukturert og trygg prosess – uten overraskelser.

Vi er med hele veien

– Trygghet er kanskje det viktigste vi leverer, sier Trond Iversen, leder for konsulent- og prosjektavdelingen i Multicase.

 – Vi jobber tett med kundene hele veien, fra prosjektstart til de er i full drift. Vi følger opp, gir opplæring og tilpasser både tempo og innhold etter hva kunden faktisk trenger.

Han vet hva han snakker om. Trond har ledet over 50 implementeringsprosjekter i Multicase. Før det var han kunde selv, to ganger.

– Jeg har brukt Multicase både i egen butikk og som ansvarlig for å rulle det ut i en større kjede. Så jeg vet hvor skoen trykker, og hva som skiller en god overgang fra en dårlig.

Fem faser gir oversikt og kontroll

Et viktig prinsipp i Multicase er struktur. Alle implementeringsprosjekter deles inn i fem faser. Det gir både kunden og prosjektlederne forutsigbarhet og fremdrift.

– Prosjektet starter med en tydelig overlevering fra salg til prosjekt. Deretter kartlegger vi kundens behov, systemer, tredjepartsintegrasjoner og kapasitet, og så legger vi en realistisk plan.

– Vi sier alltid tre til seks måneder. Nesten alle tror de skal klare det raskere, men i praksis lander de fleste nærmere seks.

Det handler ikke om vilje, men om kundens hverdag. Prosjektet skal ofte gjennomføres parallelt med daglig drift. Det er sjelden noen har folk satt av til dette, og da må prosessen tilpasses.

Prosjektet skal også være opplæring

Multicase har en tydelig filosofi: Når prosjektet er ferdig, skal kunden kunne bruke systemet selv.

– Vi ønsker ikke at kundene skal bli avhengige av konsulenter for å drifte løsningen sin. Derfor er opplæring en del av hele prosjektet. Vi veileder underveis og har faste møter, ofte hver uke. Det gir både kunnskap og trygghet.

Prosjektteamet bruker Trello som verktøy, der hele prosjektet deles opp i oppgaver knyttet til de fem fasene. Etter hvert møte legges det inn nye milepæler og konkrete deloppgaver som følges opp til neste gang.

– Vi gir også helt konkrete råd og tips, helt ned på produktnivå. Skal det stå «Adidas løpesko» eller «Løpesko Adidas»? Hvordan skal ordrebekreftelsen se ut? Slike detaljer betyr mye, både internt og overfor kundens egne kunder.

Relasjon er suksessfaktor nummer én

Trond legger ikke skjul på hva som skiller et godt prosjekt fra et dårlig:

– Det handler om relasjonen. Har vi god kjemi, blir det enklere å samarbeide. Da tør kunden å spørre, og vi forstår hverandre raskere.
– Vi har faktisk byttet prosjektleder underveis i noen tilfeller, bare for å sikre en god dynamikk. Det handler ikke om prestisje, men om hva som er best for kunden.

Når er man egentlig «ferdig»?

Fase fire handler om oppstart. Her er prosjektleder til stede fysisk hos kunden.

– Vi setter av to dager, og blir gjerne lenger hvis det trengs. Vi reiser ikke før ting fungerer.

Deretter følger fase fem: én til to måneders oppfølging.

– Mange vet ikke hva de trenger å spørre om før de har brukt systemet litt. Derfor tilbyr vi oppfølgingssamtaler og ekstra opplæring ved behov. Det skal være trygt å gå live – og det skal være trygt etterpå også.

Ikke vent til neste år

Mange beslutningstakere utsetter systembyttet fordi de gruer seg. Til dem har Trond et klart budskap:

– Det blir ikke lettere neste år. Det er den samme jobben som må gjøres. Men du får ikke et bedre tidspunkt enn nå, og du får ikke bedre hjelp enn her.

– Vi er ikke her for å selge deg et system og ønske deg lykke til. Vi er her for å gjøre overgangen god, grundig og trygg. 

Vil du se hvordan riktig informasjon kan skape bedre flyt i hele virksomheten?

Book et uforpliktende møte, så viser vi deg hvordan Multicase kan løse utfordringene dine – raskt og konkret.