Automatiserte innkjøp kan bli en kostbar felle

Automatisering skal gjøre innkjøpsarbeidet enklere. Men enkelheten har sin pris når systemet fortsetter å kjøpe inn etter forutsetninger som ikke lenger stemmer.

Mange bedrifter bruker min/maks-punkter som grunnlag for automatiske innkjøp. Når lagerbeholdningen faller under et definert minimumsnivå, oppretter systemet en bestilling som fyller lageret opp til et forhåndsdefinert maksimumsnivå.

Løsningen er velkjent og fungerer godt i stabile markeder. Utfordringen oppstår når markedet endrer seg.

Markedet endrer seg, men gjør innkjøpsreglene det?

Et produkt som var en bestselger for to år siden kan ha svært lav etterspørsel i dag. Likevel ser vi ofte at innkjøpsparametrene blir stående uendret år etter år, fordi ingen har hatt tid til å se på dem.

Konsekvensen er at du automatiserer gårsdagens beslutninger. Når en vare med lav omsetning endelig passerer minimumsnivået, kan systemet bestille store mengder som kundene ikke lenger etterspør.

Samtidig kan produkter med høy etterspørsel ha for lave lagergrenser, og føre til utsolgte varer og kunder som må vente på leveransene sine.

I verste fall ender du opp med et lager der kapitalen er bundet opp i varer du ikke selger, med tomme hyller der de mest populære varene dine skulle ha stått.

Lagerstyring handler om mer enn beholdning

For innkjøpere handler lagerstyring om å ha de riktige varene tilgjengelig til riktig tid, ikke bare å unngå tomme hyller.

B2B-markedet varierer ofte med sesonger, kampanjer, kundeprosjekter og endrede kjøpsmønstre. Baserer du innkjøpsbeslutningene dine på statiske regler, blir det vanskelig å tilpasse seg endringene raskt nok.

Tiden du håpet å spare gjennom automatisering, blir brukt på å rydde opp i feilbestillinger, overlagring og hasteanskaffelser. Systemet gjør bare det du har bedt det om. Men instruksjonene er basert på et helt annet marked enn i dag.

En enkel test kan avdekke skjulte utfordringer

Vil du få bedre kontroll på systemet ditt, kan du starte med en gjennomgang av de mest kapitalbindende varene på lageret.

Ta de 20 artiklene som representerer høyest lagerverdi og undersøk når hver vare sist ble solgt, hvor ofte den beveger seg, og om dagens min/maks-punkter gjenspeiler faktisk etterspørsel.

Det avgjørende spørsmålet er om du ville satt de samme grenseverdiene dersom du skulle definert dem på nytt i dag.

For mange bedrifter vil en slik øvelse raskt avdekke varer som bestilles automatisk uten at salget forsvarer lagerinvesteringen.

Fra statiske regler til datadrevne innkjøp

Utfordringen med tradisjonelle min/maks-punkter er at de er statiske verdier satt på ett tidspunkt.

Moderne ERP-systemer tar en mye mer dynamisk tilnærming, og genererer innkjøpsforslag på grunnlag av salgshistorikk, etterspørselsutvikling, leveringstider, lagerdekning og fremtidige kundeordrer.

Det gir innkjøperen et bedre beslutningsgrunnlag, og gjør det mulig å fange opp endringer i etterspørsel før de slår ut som feilbestillinger eller tomme hyller.

ERP-systemer gir innkjøperen en viktigere rolle

Målet med moderne automatisering er ikke å erstatte innkjøperen. Det handler om å gi innkjøperen bedre informasjon, på en lett tilgjengelig måte.

Med Multicase får du automatiske innkjøpsforslag basert på data fra hele virksomheten om hva som selger. Men innkjøperen bør fortsatt gjøre sin vurdering. Det er når du kombinerer systemets analyse med erfaringen og markedsforståelsen som sitter i hodet på innkjøperen, at du tar virkelig gode innkjøpsbeslutninger.

Automatisering er bare så god som forutsetningene den bygger på. Virksomheter som jevnlig evaluerer og oppdaterer innkjøpsparametrene sine, eller investerer i systemer som gjør det dynamisk, vil lettere kunne speile etterspørselen i markedet.

Gevinsten er åpenbar: lavere kapitalbinding, færre feilbestillinger og høyere leveringspresisjon.