Risikoen ved å ha en fantastisk innkjøper i B2B-varehandel

Din beste innkjøper er én av bedriftens viktigste ressurser. Hva skjer den dagen hun ikke er tilgjengelig?

Driver du med B2B-varehandel, er det ikke usannsynlig at du lener deg tungt på din beste innkjøper. Hun kjenner leverandørene, husker prisavtalene, og sjonglerer bestillinger på en måte som får det til å se enkelt ut.

Vi snakker om én av bedriftens viktigste ressurser. Noen ville kalt henne uunnværlig. Og det er her mange brenner seg. For hva skjer den dagen hun ikke er tilgjengelig?

Faren ved å være avhengig av én person

La oss male ut en situasjon du kanskje kjenner igjen. Det er tirsdag. Bestillingene tikker inn. Innkjøperen er sykemeldt. Og hovedleverandøren din kan plutselig ikke levere likevel.

Kun innkjøperen vet når de neste varene kommer på lager, eller om de faktisk er på vei. Ingen er helt sikre på om rammeavtalen med grossisten ble fornyet i høst, og hva var det som egentlig skulle bestilles denne uka?

Heldigvis er innkjøperen bare en telefon unna. Hun svarer, for hun vet at ingen andre kan løse problemet. Men hva skjer den dagen du ikke får tak i henne?

Dette er dessverre litt for vanlig dersom du ikke har lagt tid i å bygge et innkjøpssystem: Du blir veldig, veldig personavhengig.

Den skjulte kostnaden ved det som fungerer godt

En god innkjøper har store fortrinn, så lenge hun blir hos bedriften din. Hun har relasjoner med leverandørene, som gir bedre priser enn et ansiktsløst system ville gjort. Hun er god til å forhandle, og har ofte klart å fikse betingelser som ikke står skrevet i kontraktene.

Satser hun på lang karriere og gullklokke etter 25 år, går det kanskje fint. Men realiteten er at én av fem skifter jobb hvert år. Den gode leverandørrelasjonen blir dermed en annen bedrifts ressurs den dagen innkjøperen din skifter beite.

I B2B-varehandel er den dagen dyrere enn i de fleste andre bransjer. Høye ordreverdier, mange SKU-er og komplekse leverandørstrukturer betyr at én feil innkjøpsbeslutning kan koste deg dyrt.

Det er en risiko du egentlig ikke trenger å ta.

Tre spørsmål du bør ha svar på for å føle deg trygg

I varehandel er det nok å holde fingrene i, så personavhengighet havner fort langt nede på prioriteringslisten. Et potensielt problem på sikt er ikke det som brenner mest. Vi vil likevel utfordre deg med tre viktige spørsmål:

1. Hvis innkjøperen din er utilgjengelig i to uker, hvem kan ta over (og hvor mye vet de)?
    
2. Hvor mange av prisavtalene deres er muntlige, eller ligger i innkjøperens innboks?
3. Når utløper de viktigste rammeavtalene dine, og hvem har oversikt?

Hvis svarene er uklare, er det et tegn på at det er tid for å ta grep.

Hvordan flytte kunnskap over til hele bedriften?

Den gode nyheten er dette: Grepene trenger ikke nødvendigvis være altomfattende til å begynne med. Start med å dokumentere én leverandør denne uka: kontaktinfo, betingelser, hva de leverer og hva de ikke leverer.

Gjør det samme for én prisavtale og én bestillingsrutine. Gjenta.

Slik får du gradvis flyttet over kunnskapen fra innkjøperen din til en bank bedriften eier som helhet. Den dagen hun slutter, sykemeldes eller går ut i mammaperm, har du alt sammen svart på hvitt.

Det gir mye lavere skuldre for dem som skal holde skuta på vannet.

Et system skalerer bedre enn en person

Det kommer et punkt der også manuell dokumentasjon slutter å skalere.

Typisk kommer det når antallet leverandører er vanskelig å holde samlet i hodet. Prisavtaler utløper uten at noen oppdager det før fakturaen kom. Og nye ansatte stiller litt for ofte spørsmål til dem som har vært der lenge.

Multicase er et forretningssystem bygget for varehandel, og kommer med løsninger på problemer som dette. Leverandøravtaler, prishistorikk og bestillingsforslag ligger strukturert og tilgjengelig for alle som trenger det, ikke bare for den som har sittet lengst i innkjøpsstolen.

Den gode innkjøperen er fortsatt en uvurderlig ressurs. Men hun trenger ikke å være din eneste.